在宅勤務の広がりにより、ビジネス上の会話も、メールはもちろんのこと様々なチャットツールを用いた「自由なカタチ」へと変容をとげました。
「いつでも・どこでも」仕事ができる環境が整いつつある一方で、
文面でのやり取りにおいて、ミスコミュニケーションが生まれたり、思わぬ認識齟齬が生まれている企業も多々あるようです。
そこで、弊社では延べ4か国から成るバイリンガルコンサルタントに呼び掛けて、さらなるコミュニケーション能力向上を目指して
「伝わるビジネスメール塾＠ZOOM」を開催しました。
特に日本社会では「事実を正確かつ迅速に伝える重要性」と共に、文体の持つ「ニュアンス」を理解することができなければ、高いコミュニケーション能力があるとは言えません。
この記事では、「伝わるビジネスメール塾＠ZOOM」でも学びを、一部共有させて頂きたいと思います。
丁寧な日本語表現の罠
「分かりかねます。」
あなたはこの言葉の意味がわかるでしょうか。
・・・・
「分かりかねます」=「分からない」の丁寧な表現ですね。
ZOOM塾で弊社コンサルタントからこんな質問が飛びました。
『「分かりかねます。」という日本語が「分からない」という言葉の丁寧な表現だと学んだが、本当に使いますか？』
確かに「分かりかねます。」という日本語表現は正しく、ビジネスシーンでも多用される表現です。
しかし、お客様の質問に対して「分かりかねます。」=「分からない」と回答すること自体が、失礼に当たるのではないでしょうか。
メールからお客様の望んでいる答えを洞察する
コンサルタントである我々の使命は「お客様の課題解決」です。
その上で、お客様はコンサルタントである我々を信頼し質問して下さっています。
したがって「分かりかねます。」という回答では、お客様のご要望を十分に理解できていません。
我々がこのときすべき回答は
「勉強不足で申し訳ございません、
確認致しますので少しお待ちいただけますでしょうか。
○○時までに回答致します。」
といったお客様の課題を解決へ導くことのできる回答です。
いくら丁寧な日本語表現を学んでも、お客様のハートに届く回答ができなければ、コミュニケーションの意味がないのです。
まとめ
つい小手先のテクニックに頼り「できたつもり」になっている人が多いビジネスメール。
しかし今一度思い返してほしいのは、表現力の幅よりもお客様のご要望に寄り添った回答をすることほうが、大切であるということです。
筆者も今回の「伝わるビジネスメールの書き方塾」により、大切なことを思い出すことができました。
ITIでは、このように優秀なコンサルタント達がさらなるスキルアップを目指し、日夜勉強に励んでいます。
学びの内容を共有しておりますので、よろしければご一読くださいませ。
